Productief in werk en privé: mijn ervaring met Microsoft Loop

Als je me een beetje kent, weet je dat ik houd van structuur en overzicht, niet alleen voor mijn werk, maar eigenlijk op alle vlakken van mijn leven. Of het nu gaat om mijn werk als data security consultant, mijn activiteiten voor mijn sprekersbureau Tech SpeakHers, of mijn rol als ambassadeur voor Dutch Women in Tech—ik vind het heerlijk om alle verschillende taken en projecten gestructureerd aan te pakken. Zelfs mijn dagelijkse boodschappen en klusjeslijstjes hebben een plekje in mijn digitale notitieblok. Al jaren was Notion hiervoor mijn vaste tool, waarmee ik projecten, privéplanningen, notities en to-do-lijsten eenvoudig kon organiseren.

De afgelopen tijd ben ik echter in aanraking gekomen met Microsoft Loop. Eerst aarzelde ik: waarom zou ik overstappen als Notion me altijd goed heeft geholpen? Toch heb ik gemerkt dat Microsoft Loop voordelen biedt die Notion minder goed kon bieden, vooral als het gaat om integratie met andere Microsoft-tools die ik dagelijks gebruik en samenwerken. In dit blog neem ik je mee in mijn ervaring met Loop, waarom ik de overstap maak en hoe het werkt om alles op één plek samen te brengen.

Waarom de overstap van Notion naar Microsoft Loop?

Notion is een fantastische tool, vooral als het gaat om flexibiliteit. De vele mogelijkheden voor het bouwen van databases, het integreren van to-do-lijsten en het maken van een visueel aantrekkelijke workspace maken het aantrekkelijk voor iedereen die houdt van een tool die je volledig naar eigen hand kunt zetten. Toch merkte ik dat Notion voor mij niet helemaal werkt, omdat ik bijvoorbeeld toch ook bestanden in een persoonlijke drive heb staan, informatie met anderen niet helemaal makkelijk kan delen en ik ook gebruik maak van een andere agenda-oplossing. Zo voelde het toch als een extra platform om bij te houden, terwijl ik graag mijn bestanden en to do’s op één platform wil.

Alles op één plek: Hoe werkt Microsoft Loop

Een van de sterkste kanten van Loop is dat het je werkplek verenigt in één overzichtelijke omgeving. Alles is helemaal geïntegreerd met andere tools die ik zelf in ieder geval al dagelijks gebruik, zoals Teams, Outlook en OneDrive. Loop maakt het mogelijk om projectinformatie, notities, taken en bestanden te verzamelen en structureren in zogeheten “werkruimtes”. Deze werkruimtes zijn flexibel in te richten, waardoor ik alles kan aanpassen aan de manier waarop ik werk.

Elke werkruimte kan opgedeeld worden in componenten, zoals teksten, to-do-lijsten, tabellen, en bestanden. Deze componenten kun je niet alleen binnen Loop gebruiken, maar ook als zelfstandige blokken in andere Microsoft-apps invoegen, zoals een update in Teams of een tabel in een e-mail in Outlook. Daardoor hoef je niet van app naar app te schakelen om je team op de hoogte te houden. Je kunt bijvoorbeeld een actiepunt vanuit een Loop-werkruimte direct naar een kanaal in Teams slepen, en die wordt daar dan ook automatisch bijgewerkt. Dit creëert een werkplek waar alles in realtime wordt gesynchroniseerd en aangepast.

Hoe ik Loop inzet voor mijn persoonlijke to do’s en doelen

Ik had al gezegd dat ik van lijstjes houd, hè? En nee, dan heb ik het niet alleen over boodschappenlijstjes, maar ook meer mijn persoonlijke doelen. Zo heb ik in Loop een persoonlijke bucket list gemaakt met doelen en dromen die ik nog wil verwezenlijken. Ik heb deze lijst gestructureerd en prioriteiten toegevoegd, zodat ik goed zicht heb op wat ik écht wil bereiken. Prioritering heb ik met sterren aangegeven. Dat heb ik gedaan door een gepersonaliseerde labelgroep aan te maken. Ik kan als ik zou willen ook nog deadlines toevoegen of subdoelen noteren. Voor nu heb ik dat nog niet gedaan, maar wellicht dat ik dat nog doe.

Daarnaast is Loop voor dagelijkse taken net zo handig. Ik gebruik het om allerlei to-do lists bij te houden, van boodschappen tot werkgerelateerde checklists, zoals mijn taken voor Tech SpeakHers en andere nevenactiviteiten. Wat ik prettig vind, is dat ik al mijn taken en activiteiten op één plek heb, zonder dat ik steeds hoef te switchen tussen verschillende apps of lijstjes. Stel, ik werk aan een blog voor Dutch Women in Tech, en in dezelfde omgeving kan ik meteen checken wat er op mijn boodschappenlijstje staat voor die avond. Loop biedt de flexibiliteit om zowel werk als privé samen te brengen in één overzichtelijke tool.

Van projectplanning tot documentbeheer – hoe je Loop inzet voor al je werkzaamheden en samenwerken

Goed dat waren wat ideeën hoe je Loop voor je persoonlijke to do’s en doelen inzet. Nu even terug naar hoe je Loop zakelijk nog meer kan inzetten. Microsoft Loop is ontwikkeld met samenwerking in het achterhoofd en dat merk je. Doordat je met Loop je takenlijst, projectdocumenten en afspraken op één plek kan bijhouden, kan je overzicht houden zonder dat je steeds tussen verschillende tools hoeft te switchen.

Stel, je werkt aan een nieuwe implementatie van een oplossing voor een klant. In de Loop-werkruimte van dit project verzamel je alle relevante documentatie, notities van meetings, een overzicht van taken en milestones, en bestanden zoals diagrammen en voorstellen. Je kan deze documenten snel bijwerken, en jouw team ziet direct de aanpassingen. Elke keer als er nieuwe input komt van een klant, voeg je dat direct toe in de werkruimte en geef je de betreffende collega’s een seintje in Teams. Dit voorkomt dat informatie versnipperd raakt over meerdere e-mails of losse chatberichten.

Gebruikerservaring en een eenvoudigere workflow

Het gebruiksgemak van Loop heeft mij positief verrast. De interface is minimalistisch en intuïtief, waardoor ik weinig tijd kwijt was om de tool onder de knie te krijgen. In het begin was het even wennen om geen volledige controle over de layout te hebben zoals in Notion, maar naarmate ik Loop meer gebruik, merk ik dat het minimalistische ontwerp ook wel weer zorgt voor een eenvoudige workflow. Alle relevante informatie is zichtbaar zonder een overload aan instellingen en opties.

Toch zijn er ook zeker nog verbeterpunten voor loop. Waar ik zelf bijvoorbeeld tegenaan liep was dat als je in een tabel een filtering aanbreng, dit voor iedereen en op alle locaties zichtbaar wordt. Ik zou graag zien dat je een filtering kan aanbrengen zonder dat dit overal direct wordt doorgevoerd.

Hoe Microsoft Loop data security benadert

Tot slot wil ik kort ingaan op een belangrijke factor die bij elke tool een rol hoort te spelen naar mijn mening: data security. Tsja, je dacht toch niet dat ik die zou vergeten ;-). Werken in een oplossing waar mogelijk ook vertrouwelijke gegevens in worden verwerkt, zoals voor mij persoonlijk wanneer ik bezig ben met projecten binnen data security of informatie opsla over opdrachten voor Tech SpeakHers, vraagt om een betrouwbare bescherming van die informatie. Microsoft Loop maakt het mogelijk om per werkruimte, pagina en Loop-onderdeel toegangsrechten in te stellen. Dit zorgt ervoor dat je alleen de mensen toegang geeft die werkelijk betrokken zijn bij een specifiek project of onderdeel.

Daarnaast zijn alle Loop-werkruimtes onderdeel van de Microsoft 365-beveiligingsomgeving. Specifieke functionaliteiten, zoals het labelen van Loop componants en pagina’s worden as we speak uitgerold. Voor tenant-owned workspaces gaat dat via de web versie van de Loop app. Om specifiek Loop componenten en pagina’s te labelen, moeten sensitivity labels voor OneDrive en SharePoint wel ingeschakeld zijn. Dit is heel erg in een nutshell over hoe de beveiliging is van je informatie in Loop. Meer over het gebruik van sensitivity labels in Microsoft Loop vind je hier. Later wellicht nog een uitgebreidere blog hierover!

Conclusie

Komende tijd ga ik zeker nog meer ervaring zelf opdoen met Microsoft Loop. Met alles op één plek en intuïtieve functies voor samenwerking, vind ik het een mooie oplossing om zowel zakelijk, als ook voor persoonlijke to do’s en doelen te gebruiken. Als je net zo’n structuurjunkie bent als ik, zou ik zeker aanraden om er eens in te duiken.

Heb je zelf al ervaring met Microsoft Loop en heb je nog tips? Ik ben benieuwd! Deel ze vooral in een reactie.