Data security: een term die vaak technische oplossingen oproept, zoals encryptie, Data Loss Prevention en het detecteren van gevoelige informatie. Maar laten we eerlijk zijn: zonder een goed fundament kan zelfs de meest geavanceerde technologie weinig uithalen. En dat fundament? Dat begint met gesprekken. Heel veel gesprekken. In deze blog neem ik je mee in de eerste stappen die je moet zetten vóórdat je naar technische oplossingen grijpt. Want als je zonder duidelijke richting begint, ben je straks bezig met het dichten van lekken die elders weer ontstaan.
Data security is meer dan IT
Laten we beginnen met een veelvoorkomende misvatting: data security is niet alleen een IT-feestje. Het gaat niet alleen over het instellen van policies in Microsoft Purview of het labelen van documenten. Het gaat over samenwerking tussen verschillende disciplines, van IT en compliance tot privacy officers en natuurlijk de mensen in de business zelf. Want uiteindelijk zijn zij degene die het beleid en de technische oplossingen in hun dagelijkse werk moeten toepassen.
Als IT-afdeling kun je niet bepalen wat gevoelige informatie is voor een afdeling waar je de processen niet van kent. Sure, je weet dat contracten waarschijnlijk gevoelig zijn, maar hoe zit het met die ene Excel-sheet waarin een afdeling al jaren essentiële gegevens verzamelt? Of dat rapport dat iedereen als bijlage rondstuurt via mail in plaats van een deellink?
Dit betekent dat je uit je IT-bubbel moet stappen en met mensen in gesprek moet.
Stap 1: Hoe lopen de processen en informatiestromen?
De eerste stap is het begrijpen van de processen in de organisatie. En dat doe je niet door alleen maar beleid te schrijven achter je bureau. Nee, dit betekent: koffie drinken. Heel veel koffie drinken. Ga in gesprek met de mensen die in de praktijk werken en vraag hoe hun informatiestromen lopen. Waar slaan ze documenten op? Welke systemen gebruiken ze? En belangrijker nog: waarom doen ze dat op die manier?
Dit geeft je niet alleen inzicht in hoe informatie zich door de organisatie beweegt, maar ook waar de risico’s zitten. Misschien ontdek je dat een afdeling belangrijke documenten opslaat in persoonlijke OneDrive-mappen omdat er geen duidelijk beleid is over waar die informatie thuis hoort. Of misschien blijkt dat een bepaalde tool buiten het IT-landschap wordt gebruikt omdat het interne systeem te ingewikkeld is.
Met dit inzicht kun je gericht bepalen waar risico’s liggen en welke maatregelen echt nodig zijn.
Stap 2: Hoe werken we samen, en waar slaan we informatie op?
Naast het begrijpen van processen is het essentieel om te weten hoe er binnen je organisatie wordt samengewerkt. Werk je met Microsoft Teams? Zijn er SharePoint-sites waar informatie gedeeld wordt? Of zie je dat veel communicatie nog steeds via e-mail verloopt (inclusief die ene bijlage die iedereen opnieuw bewerkt en weer terugstuurt)?
Belangrijker nog: is er beleid over waar informatie moet worden opgeslagen? En wordt dat beleid überhaupt gevolgd? Vaak kom je erachter dat er wel iets is vastgelegd, maar dat niemand zich er echt aan houdt. Of dat het beleid simpelweg niet aansluit bij de dagelijkse praktijk.
Als je hier geen duidelijkheid over hebt, wordt het vrijwel onmogelijk om een technische oplossing goed in te richten. Je kunt proberen alles te beveiligen met automatische detectie van gevoelige informatie, maar als mensen niet begrijpen waarom ze bepaalde dingen op een specifieke manier moeten doen, loop je het risico dat ze je beleid proberen te omzeilen. En dan ben je verder van huis.
Vermijd shadow IT en frustraties
Als mensen maatregelen als een blokkade ervaren, gaan ze vaak op zoek naar manieren om deze te omzeilen. Dit leidt tot shadow IT: medewerkers die zelf systemen of tools introduceren buiten het zicht van de IT-afdeling om. Dit wil je koste wat het kost voorkomen, want het maakt je organisatie niet alleen minder veilig, maar ook een stuk moeilijker te managen.
Door in gesprek te gaan met de mensen in je organisatie, kun je niet alleen risico’s identificeren, maar ook draagvlak creëren. En dat draagvlak is cruciaal om data security echt effectief te maken.
Het belang van een breed gedragen project
Een succesvolle implementatie van data security kan alleen plaatsvinden als het onderwerp organisatiebreed wordt gedragen. Dit betekent dat je een sponsor nodig hebt op managementniveau die achter je staat. Iemand die begrijpt dat dit geen ‘leuk IT-projectje’ is, maar een essentieel onderdeel van het beschermen van de organisatie.
Daarnaast helpt het als je de tijd en ruimte krijgt om dit traject zorgvuldig aan te pakken. Het kost tijd om de organisatie in kaart te brengen en met alle betrokkenen in gesprek te gaan. Maar als je die tijd niet neemt, loop je het risico dat je maatregelen implementeert die niet aansluiten op de praktijk.
Conclusie: Data security begint met luisteren
Voordat je data security oplossingen gaat implementeren, is het belangrijk om eerst de tijd te nemen voor gesprekken. Begrijp hoe de processen in de organisatie werken, hoe mensen samenwerken, en waar informatie wordt opgeslagen. Zorg voor draagvlak binnen de organisatie en zorg dat je niet alleen wordt gezien als de IT-afdeling die regels oplegt, maar als een partner die helpt om de organisatie veiliger én efficiënter te maken.
En nu ben ik benieuwd: wat zijn jouw ervaringen met het starten van data security-projecten? Welke gesprekken hebben bij jouw organisatie het verschil gemaakt? Laat het me weten, ik ben benieuwd naar je verhaal!
