Wanneer je werkt met retentiebeleid en automatische labeling in Microsoft 365 merk je al snel dat het testen ervan tijd kan kosten. Tijdens mijn eigen testtrajecten met automatische labeling en herlabelen liep ik tegen het bekende probleem aan: bij het automatisch labelen kan het een aantal dagen duren totdat het label op je mail verschijnt en ook bij herlabelacties kan de wijziging tot zeven dagen duren. Dat betekent dat je soms dagenlang moet wachten voordat je kunt zien of een scenario correct werkt. Dat is frustrerend als je beleid aan het verfijnen bent of als je meerdere scenario’s na elkaar wilt testen.
Gelukkig bestaat er een manier om dit proces aanzienlijk te versnellen. De Managed Folder Assistant (MFA) is de achtergrondservice in Exchange die verantwoordelijk is voor het verwerken van retentie en labels in mailboxen. Normaal gesproken draait MFA volledig automatisch, maar op vaste intervallen. Voor dagelijkse praktijk prima, maar voor testen totaal onhandig.
In deze blog leg ik uit hoe MFA werkt, waarom het wat mij betreft “de hack” is bij het testen van je retentiebeleid binnen Exchange Online, en hoe je deze service handmatig aanroept zodat je niet langer dagen hoeft te wachten tot de resultaten van je testscenarios eindelijk zichtbaar worden.
Wat de Managed Folder Assistant doet
De Managed Folder Assistant is de motor achter het verwerken van retentietags, labels en beleidsacties in Exchange Online. De service bepaalt of items verplaatst, verwijderd of opnieuw gelabeld moeten worden. Hij kijkt voortdurend naar datums, eigenschappen en toegepaste tags van items in een mailbox.
In productieomgevingen is dit een stille, betrouwbare service. Maar bij testen merk je vooral dat de interval waarin MFA vanzelf draait te lang is. Dat maakt het testen van beleid en wijzigingen bijzonder tijdrovend.
Waarom MFA onmisbaar is tijdens het testen van retentie en labeling
Wanneer je werkt met automatische labeling en label-herlabelscenario’s wil je weten of jouw configuratie precies doet wat je verwacht. Tijdens mijn tests viel vooral op:
- Automatisch labelen en herlabelen kan tot zeven dagen duren.
- Items in Outlook laten daardoor vaak pas veel later zien wat het beleid werkelijk doet.
Als je verschillende scenario’s wilt testen, zoals automatisch labelen op basis van inhoud of een wanneer een mail binnenkomt, wil je niet een week wachten. Door MFA handmatig aan te roepen wordt het beleid binnen enkele minuten verwerkt en zie je bijna direct het effect van jouw instellingen.
Hoe je MFA handmatig aanroept
De Managed Folder Assistant is eenvoudig te triggeren via PowerShell. Dit is de snelste manier om te controleren of je retentiebeleid, labels of herlabelscenario’s werken zoals bedoeld.
Stap 1: Verbind met Exchange Online
Connect-ExchangeOnline
Stap 2: Start de Managed Folder Assistant op een specifieke mailbox
Start-ManagedFolderAssistant -Identity naammailbox@jouworganisatie.nl
Binnen enkele minuten worden alle retentie- en labelregels geupdate. Hierdoor zie je snel of items gelabeld, herlabeld, verplaatst of verwijderd worden zoals jouw beleid voorschrijft.
Conclusie
Als je werkt met automatische labeling en retentiebeleid in Microsoft 365 is de verwerkingstijd van het platform vaak de grootste bottleneck. Door de Managed Folder Assistant handmatig aan te roepen kun je binnen minuten zien wat het beleid doet. Dat maakt MFA een onmisbaar hulpmiddel voor iedereen die retentiebeleid of labeling wil testen zonder onnodige vertraging.
