Oké, ik geef het toe: ik ben een beetje late to the party met deze blog. De wijziging van parent labels naar labelgroepen in Microsoft Purview is al een tijdje bekend. Voor de dagelijkse eindgebruiker merk je er eigenlijk niets van. Alles werkt zoals altijd. Voor mij in mijn gesprekken met klanten maakt het ook niet uit. Maar voor mijn technische lezers is dit wél interessant: zodra je zelf labels gaat configureren of policies gaat beheren, ga je er gegarandeerd mee in aanraking komen over een tijdje.
Belangrijk: deze functionaliteit zit nog in preview en de uitrol staat gepland voor december 2025 (Microsoft 365 Roadmap, ID 386900). Het is dus nu niet direct relevant, maar het is goed om ervan op de hoogte te zijn.
De huidige situatie met parent labels
Microsoft Purview werkt met een hiërarchie van parent labels en sublabels:
- Parent labels kunnen zelf functionele instellingen hebben, zoals encryptie, watermerken of automatische labeling.
- Sublabels kunnen eigen instellingen hebben, maar erfden niet automatisch alles van de parent.
- Parent labels worden soms puur als organisatorische container gebruikt, waardoor het niet altijd duidelijk is of een label daadwerkelijk functioneel is.
- Policies kunnen zowel op parent- als sublabelniveau worden toegepast, wat soms leidt tot verwarring of dubbele instellingen.
De nieuwe situatie: group labels
Microsoft gaat de parent labels vervangen door labelgroepen, en dat brengt een aantal veranderingen die relevant zijn voor beheerders:
- Duidelijk onderscheid tussen structuur en functionaliteit: een labelgroep bevat alleen naam, beschrijving, kleur en prioriteit. Alle functionele instellingen (encryptie, contentmarkering, auto-labeling) zitten dus op het label zelf, niet op de groep.
- Meer overzicht voor admins: je ziet direct welke labels functioneel zijn en welke puur organisatorisch.
- Meer flexibiliteit: Je kunt labels onafhankelijk aanpassen zonder dat je per ongeluk andere labels beïnvloedt.
- Makkelijker uitbreiden: Nieuwe labels toevoegen is eenvoudiger, omdat ze niet strikt in een parent-child hiërarchie hoeven te passen.
Wat verandert er technisch?
Het migreren van parent labels naar group labels is in feite een configuratiewijziging in Purview. Microsoft heeft dit zo ingericht dat je labels niet opnieuw hoeft te maken; je plaatst ze t.z.t. met een migratie stappenplan simpelweg in een group. Voor de eindgebruiker verandert er niets: de labels werken nog steeds zoals ze gewend zijn.
Praktisch advies voor nu
Nu je weet wat er verandert en welke impact dat kan hebben, is het slim om alvast een paar punten voor jezelf af te wegen voordat je labels inricht. Zo ben je straks goed voorbereid op de aanpassingen in de portal.
- Denk na over hiërarchie: gebruik sublabels alleen als het echt nodig is (scheelt weer een migratie volgend jaar).
- Maak keuzes bewust: minder labels = overzichtelijker en eenvoudiger voor je eindgebruikers.
- Houd de roadmap in de gaten: de uitrol staat gepland voor december 2025 (ID 386900 ), vanaf dat moment zul je bijvoorbeeld:
- een knop zien waarmee je een labelgroep kunt aanmaken in plaats van alleen een label, én
- een migratiescherm krijgen als je ooit gebruik hebt gemaakt van parent labels, zodat je die eenvoudig kunt overzetten naar labelgroepen.
Om mee af te sluiten
De verandering die eraan zit te komen is dus technisch van aard. Vooral als je zelf labels configureert ga je ermee te maken krijgen. Maar voor dagelijkse gebruikers? Nada, niks, niets. En dat is eigenlijk ook mooi: je kunt je focussen op het beschermen van data zonder dat de verandering in labeling in de weg zit.
